Een eigen professioneel e-mailadres met je domeinnaam: zo maak je het aan

E-mail staat nog steeds centraal in professionele communicatie. Ondanks het scala aan chatapplicaties of instant messengers. Meer nog: e-mail is de primaire manier van communiceren in de bedrijfswereld.

Cijfers tonen de prominente plaats van e-mail duidelijk aan. Statista telde liefst 4,3 miljard gebruikers van e-mail in 2023, goed voor ruim 347 miljard e-mails per dag. Van die cijfers wordt verwacht dat ze de komende jaren alleen zullen stijgen. E-mailen is dus nog niet voorbij.

Overweeg je een nieuw bedrijf te starten? Jezelf als freelancer te gaan aanbieden? Of acht je gewoon de tijd rijp om dat @yahoo-adres te vervangen door een professioneel e-mailadres? Hier vertellen we je waarom een professioneel e-mailadres zo belangrijk is, geven we je handige tips en leggen we je uit hoe je nu zo'n e-mailadres maakt.

• Waarom is een professioneel e-mailadres belangrijk?

• Hoe kies je een professioneel e-mailadres?

• Wat is het verschil tussen een e-mailadres en mailbox?

• Hoe moet je een e-mailadres en mailbox aanmaken?

• Hoe voeg je een mailbox toe aan een e-mailprogramma?

• Beveilig je e-mailadressen en reputatie

• Ontdek alle e-mailmogelijkheden van nomeo

• Alle voordelen van een eigen e-mailadres

Waarom is een professioneel e-mailadres belangrijk?

Nieuwe of bestaande klanten, collega's, partners, leveranciers, het zijn allemaal mensen waarmee je regelmatig e-mails zal uitwisselen. Omdat je een nieuwe, professionele relatie wil opbouwen, verslagen uitwisselt of bestellingen plaatst.

Je e-mailadres is belangrijk om meteen de juiste toon te zetten. De indruk die je maakt, moet meteen de allerbeste zijn.

Stel je even voor welke indruk jij krijgt wanneer iemand je e-mailt met een adres zoals 'super-andy36@hotmail.com'. In een zakelijke context is die waarschijnlijk niet goed. Bovendien heb je geen enkel idee van wie die e-mail eigenlijk komt, omdat je geen volledige naam of bedrijfsnaam ziet.

Zelfs een ernstiger alternatief zoals 'andy.vanoppen@hotmail.com', geeft je geen 100 procent zekerheid over de identiteit van de afzender. Iedereen kan een e-mailadres maken bij gratis providers zoals Hotmail.

Wanneer jij nog een gratis e-maildienst gebruikt, kunnen partners of klanten met dezelfde vragen of indruk zitten wanneer ze een e-mail ontvangen. Is je bedrijf wel betrouwbaar? En ben je wel wie je zegt te zijn?

Wil je vertrouwen en een goede indruk wekken met je bedrijf bij andere mensen, dan heb je kortom een professioneel e-mailadres nodig.

Hoe kies je een professioneel e-mailadres?

We hebben je misschien al overtuigd dat een professioneel e-mailadres belangrijk is voor communicatie, maar hoe kies je zo'n adres?

Aan de basis van je professioneel e-mailadres ligt een domeinnaam. Die bepaalt namelijk wat er achter het apenstaartje (@) staat. Heb je nog geen eigen domeinnaam, dan is de eerste stap de registratie van een domeinnaam.

Zeker wanneer je een domeinnaam voor je nieuwe onderneming registreert, is het een goed idee om je bedrijfsnaam vast te leggen. Je kan kiezen uit verschillende domeinnaamextensies, zoals .be, .com of .eu. Hoe bekender de domeinnaamextensie is, hoe groter de kans dat mensen je e-mails vertrouwen.

Vervolgens kan je voor jezelf, elke collega en zelfs afdeling van je organisatie een e-mailadres maken. Je kan dus e-mailen met 'jouwnaam@jouwbedrijf.be', maar voor algemenere e-mails kan je ook 'info@jouwbedrijf.be' gebruiken.

Voor alle bestellingen maak je 'orders@jouwbedrijf.be', de supportdienst kan werken met 'support@jouwbedrijf.be', en zo kan je elk segment en elke medewerker wel een eigen, professioneel en duidelijk e-mailadres toekennen.

Meer inspiratie nodig? We geven nog een paar voorbeelden:

• Als je bedrijfsnaam (en dus domeinnaam) wat langer is, hoef je niet per se voor- én achternaam te gebruiken in een e-mailadres. 'Andy.vanoppen@jouwbedrijfsnaam.be' is een hele boterham. In plaats daarvan kan je ook voor 'andy@jouwbedrijfsnaam.be' gaan.

• Nog een alternatief voor een lange naam, is initialen. Je gebruikt geen volledige naam, maar wel bijvoorbeeld 'av@jouwbedrijfsnaam.be'. In grotere organisaties wordt dat vaker toegepast.

• Freelancers werken vaak onder hun eigen naam. Je kan je volledige naam als domeinnaam registreren en vervolgens 'hallo@voornaamachternaam.be' gebruiken als e-mailadres om ervoor te zorgen dat ontvangers meteen weten wie je bent.

• Is je volledige naam toevallig al geregistreerd als domeinnaam? Of vind je die wat te lang? Dan kan je je achternaam als domeinnaam registreren en e-mailen met 'voornaam@achternaam.be'.

Je domeinnaam bepaalt hoe dan ook mee hoe je e-mailadressen eruitzien. De eerste stap naar een professioneel e-mailadres is dus een goede domeinnaam. Onze do's and don't's voor een sterke domeinnaam helpen je daarbij. De domeinnaamwizard van nomeo zet je aan de hand van 5 vragen op weg om een domeinnaamextensie te kiezen die past bij jouw doelstellingen.

Wat is het verschil tussen een e-mailadres en mailbox?

E-mailadres en mailbox worden wel eens als synoniem voor elkaar gebruikt. Toch zijn e-mailadressen niet hetzelfde als mailboxen.

Een mailbox is je digitale postvak. Je krijgt ruimte op een mailserver, zodat e-mails een plaats hebben waar ze kunnen toekomen, worden gelezen en bewaard. Het e-mailadres is alleen het adres, zodat diezelfde mailservers weten waar elke e-mail naartoe moet.

Je hebt geen mailbox nodig voor elk individueel e-mailadres. E-mailadressen die je aanmaakt op een domeinnaam kunnen allemaal worden gelinkt aan dezelfde mailbox met e-mailforwarding.

Je kan natuurlijk wel een mailbox activeren voor elk e-mailadres. Voor mensen of afdelingen in je organisatie die veel e-mails ontvangen en versturen is dat ook een goed idee, zodat een mailbox niet meteen vol zit.

E-mails die bij verschillende medewerkers of afdelingen moeten terechtkomen, kan je tevens automatisch doorsturen naar verschillende mailboxen. Zo kan je e-mails die verzonden worden naar 'marketing@jouwbedrijf.be' automatisch laten toekomen in de mailbox van alle collega's in je marketingteam.

Maak een plan van alle e-mailadressen die je nodig hebt

Nu je weet dat niet elk e-mailadres een eigen mailbox nodig heeft, maak je best een plan van alle e-mailadressen die je wil gebruiken. Als freelancer kan je misschien een extra, algemeen adres gebruiken. Werken er verschillende mensen in je organisatie, dan kan je hen een individueel e-mailadres geven. En als starter kan het geen kwaad je alvast voor te bereiden op verschillende afdelingen.

Door vooraf een overzicht te maken en alle e-mailadressen aan te maken, ben je optimaal voorbereid op alle communicatie die volgt. Niet alleen om vlot e-mails te versturen of ze te organiseren, maar ook om er zeker van te zijn dat je geen enkele e-mail misloopt.

Hoe moet je een e-mailadres en mailbox aanmaken?

Tijd voor het echte werk: je mailbox aanmaken op je domeinnaam. Dat doe je in een handvol eenvoudige stappen.

• Beginnen doe je in ons klantenportaal. Nadat je je hebt aangemeld, klik je op het vak 'Actieve domeinnamen'.

• Kies de domeinnaam waarop je een mailbox wil maken. Nadien navigeer je naar het tabblad 'Mail'.

• Ga naar onder tot je 'Nomeo mailbox' ziet en klik op 'Nieuwe toevoegen'. Daar vul je het stukje in dat voor het apenstaartje in je e-mailadres moet komen, geef je je mailbox een naam en vul je een wachtwoord in. Als je een goed wachtwoord wil genereren, kan je op het tandwieltje naast dat vak klikken.

• Alles ingevuld? Dan moet je nog op 'Bewaar' klikken.

En zo is je mailbox klaar om te gebruiken. Voor extra mailboxen herhaal je hetzelfde proces.

E-mailforwarding instellen

Heb je genoeg aan 1 mailbox, maar wil je wel extra e-mailadressen aanmaken? Dan kan je e-mailforwarding instellen.

• Alweer in het tabblad 'Mail' kan je, onder 'E-mail forwarding', extra e-mailadressen aanmaken en die doorsturen naar de mailbox die je pas gemaakt hebt.

• Klik op 'Nieuwe toevoegen'. In het vakje 'Van' vul je het e-mailadres in dat je wil creëren.

• In het vakje 'Naar' geef je vervolgens het e-mailadres op waarmee je een mailbox gemaakt hebt. Heb je al verschillende mailboxen toegevoegd, dan kies je een of meerdere mailboxen waar de e-mails naar moeten worden doorgestuurd.

• Vergeet niet op 'Bewaar' te klikken zodra je klaar bent.

De forwarding-regel(s) die je nu hebt gemaakt, zorgen ervoor dat e-mails naar die adressen worden doorgestuurd naar de goede mailbox. Heb je bijvoorbeeld 'andy@jouwbedrijf.be' ingesteld als forwarding-regel naar de mailbox 'info@jouwbedrijf.be', dan worden alle e-mails naar het eerste adres automatisch doorgestuurd naar de mailbox van het tweede.

Koppel je mailbox aan de mailserver

Wanneer je hiermee klaar bent, zie je waarschijnlijk nog de melding dat je domeinnaam niet is ingesteld voor nomeo mail. Dat wil zeggen dat de mailserver, die achter de schermen alle e-mailverkeer regelt, nog niet correct is ingesteld.

Veel hoef je niet veel te doen om nomeo mail in te stellen:

• Opnieuw in het vak 'Mail' zie je onderaan 'Domeinnaam koppelen'. Klik daar op 'Domeinnaam koppelen' om je domeinnaam en mailbox in te stellen voor onze mailserver.

• Nadat je op die knop hebt geklikt, is je mailbox helemaal klaar om e-mails te ontvangen en versturen.

Hoe voeg je een mailbox toe aan een e-mailprogramma?

Heb je je mailbox(en) aangemaakt, dan moet je die nog instellen op je computer, laptop en/of smartphone. Zo zorg je ervoor dat je e-mails kan versturen en ontvangen via je favoriete e-mailprogramma, op alle toestellen die je gebruikt.

Voor elk van die programma's hebben we handige instructies, waarmee je je mailbox zelf kan instellen in een paar stappen.

• Een mailbox toevoegen aan je e-mailprogramma

• Een mailbox instellen in Outlook

• Een mailbox instellen in Windows Mail

• Een mailbox instellen in Outlook mobiel

• Een mailbox instellen in Gmail mobiel

• Een mailbox instellen in Mac Mail

• Een mailbox instellen op een iPhone of iPad

Beveilig je e-mailadressen en reputatie

Tussen die miljarden e-mails zitten helaas een pak spam- en phishingberichten. Veel oplichters bootsen zelfs e-mailadressen na. Door de identiteit van iemand anders te gebruiken, leiden ze nietsvermoedende ontvangers om de tuin. Dat fenomeen heet e-mail spoofing.

Elke dag worden meer dan 3 miljard berichten verzonden via zo'n nagemaakt e-mailadres. Wie zo'n e-mail krijgt, denkt dat die van een betrouwbare partij komt. In realiteit zitten er cyberaanvallers achter.

Hoe garandeer jij dat klanten, leveranciers en collega's zeker weten dat je e-mails zelf hebt verstuurd? Je kan 3 beveiligingen inschakelen:

• SPF (Sender Policy Framework): een lijst van servers en diensten die e-mails mogen met jouw e-mailadres.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail): een digitale sleutel die bevestigt dat de inhoud van een e-mail onderweg niet werd aangepast.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance): een techniek die e-mails markeert als spam of zelfs weigert als een bericht niet voldoet aan SPF en DKIM.

Je kan SPF, DKIM en DMARC zelf instellen op je domeinnaam. Heb je een mailbox bij nomeo, dan worden SPF en DKIM zelfs automatisch ingesteld.

Tezamen vermijden SPF, DKIM en DMARC dat cyberaanvallers e-mails versturen met jouw e-mailadres. Ze bewaken je reputatie als verzender en als ondernemer.

Ontdek de nomeo mailboxpakketten

In feite bestaat er geen beperking op het aantal e-mailadressen en mailboxen dat je aanmaakt op je domeinnaam. Staan er twintig e-mailadressen op je lijstje die elk een mailbox kunnen gebruiken, dan is dat geen enkel probleem.

Bij elke domeinnaam krijg je 1 mailbox gratis. Aan die mailbox kan je tot 3 andere e-mailadressen koppelen via forwarding-regels. Wat nu als dat niet genoeg is? Dan kan je upgraden naar een van onze mailboxpakketten.

Met het 5 mailbox pack verdeel je 5 GB aan opslagruimte over maximaal 5 verschillende mailboxen. Daarbij zitten ook 10 forwards die je kan koppelen aan een van de 5 mailboxen die je hebt gemaakt. Kies je voor het 50 mailbox pack, dan heb je 50 GB opslagruimte over 50 verschillende mailboxen en 500 forwards. Bij beide pakketten kan je ook een catch-alladres aanmaken om e-mails op te vangen die naar een adres werden verstuurd met een typfoutje erin.

De voordelen van een eigen e-mailadres op een rij

Je eigen, professionele e-mailadres, klinkt al goed, toch? We zetten alle voordelen ervan onder elkaar.

• Een betrouwbare en professionele indruk: omdat 'bestel@bakkerandy.be' echt veel beter staat dan 'broodbestellenbijandy@hotmail.com' én geloofwaardiger overkomt.

• Promoot altijd je naam: want elke e-mail die je verstuurt, staat ook je (bedrijfs)naam in de kijker. Makkelijke en gratis reclame.

• Houd werk en privé gescheiden: door professionele e-mailadressen louter voor je onderneming te gebruiken, maak je een makkelijk onderscheid tussen zakelijke en persoonlijke berichten.

• Klaar om mee te groeien met je zaak: als je pas gestart bent, gebruik je misschien maar 1 mailbox. Groeit je bedrijf en komen er snel nieuwe collega's en afdelingen bij? Dan maak je makkelijk nieuwe mailboxen en adressen aan.

• Vermijd virussen in je mailbox: de krachtige spam- en virusfilter van nomeo houdt kwalijke e-mails tegen vóór ze je inbox bereiken. Je pakt belangrijke e-mails aan zonder eerst de vervelende spam eruit te vissen.

• Succesvollere marketingcampagnes: door SPF, DKIM en DMARC in te stellen mail je veiliger en ligt het aantal succesvol afgeleverde e-mails een stuk hoger.

Klaar voor de toekomst van je professionele communicatie

Het professionele e-mailadres dat je nu gemaakt hebt, vormt de basis van alle communicatie in de toekomst. Zodra je je e-mailadres en mailbox hebt geactiveerd en ingesteld voor je favoriete e-mailprogramma, kan het echte werk beginnen.

Vergeet niet alle contacten, partners, leveranciers en andere mensen op de hoogte te brengen van je nieuwe e-mailadres. Om het extra op te laten vallen, kan je het ook duidelijk tonen op je website en toevoegen aan bijvoorbeeld visitekaartjes. Zit de naam van je organisatie in je e-mailadres verwerkt, dan maak je meteen ook extra promotie voor je onderneming.